Gospodarka » Przemysł

Efektywność brygad zaczyna się od danych, nie od oceny pracowników

Efektywność brygad terenowych często ocenia się przez pryzmat tego, czy zlecenie zostało wykonane w założonym czasie. To jednak tylko końcowy efekt całego procesu. Sam fakt, że zlecenie trwało dłużej niż zakładano, nie mówi jeszcze, czy przyczyną była organizacja pracy, brak informacji, oczekiwanie na decyzję, logistyka czy sama realizacja zadania.

Kiedy w organizacji pojawia się hasło „musimy poprawić efektywność brygad”, warto najpierw odpowiedzieć na pytanie, jakie dane stoją za taką diagnozą. W rozmowach z dyspozytorami i osobami planującymi pracę regularnie obserwuję powtarzający się mechanizm. Uwaga koncentruje się na wykonawcy zadania, podczas gdy organizacja nie ma wystarczających danych, aby ocenić, czy źródłem problemu było planowanie, przygotowanie pracy, przepływ informacji, logistyka czy sama realizacja. Jeśli przed wyjazdem brygada nie otrzyma kompletnego opisu zadania, dokumentacji czy potwierdzonego zakresu prac, część czasu przeznaczonego na realizację zostanie wykorzystana na ich ustalenie. W praktyce oznacza to dodatkowe telefony, oczekiwanie na odpowiedź i konieczność uzgodnienia informacji, które powinny być dostępne jeszcze przed rozpoczęciem pracy w terenie.

Podobny problem pojawia się wtedy, gdy najważniejsze ustalenia pozostają wyłącznie w rozmowach telefonicznych. Doświadczony dyspozytor potrafi szybko rozwiązać wiele problemów, ale jeśli wiedza o zleceniach pozostaje przede wszystkim w jego pamięci, organizacja staje się zależna od pojedynczych osób. Przy większej liczbie zadań i rosnącej presji operacyjnej taki model jest trudny do skalowania. Nie chodzi oczywiście o wyeliminowanie telefonu z procesu. Jest i pozostanie potrzebnym narzędziem bieżącej komunikacji. Kluczowe jest jednak to, aby informacje wynikające z rozmów trafiały również do właściwego zlecenia i pozostawały dostępne dla innych osób zaangażowanych w realizację.

Dokumentacja też zabiera czas

Drugim obszarem, w którym organizacje tracą czas, jest dokumentacja. Zdjęcia, informacje o wykonanych pracach czy zużytych materiałach często są uzupełniane dopiero po zakończeniu zadania. Wtedy szczegóły trzeba odtwarzać z pamięci, historii rozmów czy zawartości telefonu. Konsekwencje pojawiają się zwykle dopiero później – przy weryfikacji wykonania prac, pytaniach klienta czy konieczności ponownego otwarcia zlecenia. Brak informacji może oznaczać dodatkowe kontakty, poprawki, a w niektórych przypadkach również ponowny wyjazd w teren.

Dlatego efektywność pracy brygad warto analizować szerzej niż tylko przez pryzmat czasu realizacji zlecenia. Potrzebne są dane pokazujące cały przebieg pracy – od zaplanowania zadania, przez wyjazd i dotarcie na miejsce, po rozpoczęcie i zakończenie realizacji oraz zamknięcie dokumentacji. Dopiero pełen obraz pozwala odpowiedzieć na pytanie, gdzie rzeczywiście powstają straty czasu. Możemy wówczas rozdzielić czas przeznaczony na faktyczną realizację od czasu poświęconego na dojazd, oczekiwanie na decyzję, poszukiwanie informacji czy czynności administracyjne.

Zwiększenie zasobów nie zawsze jest rozwiązaniem 

Ma to również znaczenie przy podejmowaniu decyzji o zwiększeniu liczby brygad. Gdy rośnie liczba zleceń, a terminy zaczynają się przesuwać, naturalnym odruchem jest zwiększenie zasobów. Nie zawsze jest to jednak właściwa pierwsza decyzja. Jeżeli znaczną część czasu obecnych zespołów pochłaniają problemy organizacyjne, dodatkowa brygada nie usunie ich przyczyn i nie musi przełożyć się na większą liczbę terminowo zrealizowanych zleceń.

Nie oznacza to, że dodatkowe brygady nie są potrzebne. Kluczowa jest kolejność działań: najpierw warto sprawdzić, ile dostępnego czasu tracimy z powodu organizacji procesu, a dopiero później oceniać, czy rzeczywiście brakuje mocy wykonawczych. Sama rejestracja czasu również nie rozwiązuje problemu. Jeżeli brygada nadal nie ma aktualnego zlecenia, potrzebnych załączników czy informacji o materiałach, system jedynie dokładniej zmierzy czas oczekiwania. Dlatego cyfryzacja pracy w terenie powinna obejmować nie tylko ewidencję czasu, ale cały przepływ informacji – od zaplanowania zlecenia do jego zamknięcia.

Takie podejście jest jednym z założeń systemu Zarządzania Pracą Brygad (ZPB). System pozwala rejestrować kolejne etapy realizacji zlecenia i gromadzić w jednym miejscu informacje potrzebne brygadzie do wykonania pracy oraz jej późniejszego rozliczenia. Dzięki temu można analizować nie tylko to, ile trwała realizacja, ale również, gdzie i z jakiego powodu pojawił się dodatkowy czas. Dane mogą potwierdzić, że organizacja rzeczywiście potrzebuje większej liczby brygad, ale mogą też pokazać, że problem znajduje się wcześniej – w planowaniu, przepływie informacji czy organizacji pracy.

Opóźnienie widać na końcu procesu, ale czas tracony jest często znacznie wcześniej. Brakująca informacja, ustalenie przekazane wyłącznie telefonicznie czy dokumentacja niedostępna przed wyjazdem mogą uruchomić cały łańcuch dodatkowych czynności: kolejne telefony, oczekiwanie na decyzję, poprawki i ponowne przejazdy. Poprawa efektywności brygad nie zawsze zaczyna się od zwiększenia tempa ich pracy. W wielu przypadkach pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie informacji i usunięcie przeszkód, które każdego dnia zabierają zespołom czas przeznaczony na właściwą realizację zadań.

***

O Sygnity S.A.

Jedna z największych polskich firm IT z ponad 35-letnim doświadczeniem w cyfrowej transformacji polskiej gospodarki i administracji publicznej. Głównym zakresem działalności jest produkcja, wdrażanie oraz serwisowanie oprogramowania, integracja infrastrukturalna i aplikacyjna oraz doradztwo IT. Pracując od lat z największymi firmami w Polsce oraz najważniejszymi instytucjami Państwa, Sygnity S.A. potwierdza pozycję wiarygodnego partnera biznesowego i technologicznego zarówno dla sektora prywatnego, jak i publicznego. Spółka jest notowana na GPW. W ofercie firmy znajdują się rozwiązania dla sektora Utilities wspierające zarządzanie majątkiem sieciowym, planowanie i realizację prac, mobilność pracowników terenowych oraz cyfryzację kluczowych procesów biznesowych przedsiębiorstw energetycznych.