CentrumPR.pl

Firma » Biznes

Jak usprawnić audyt wewnętrzny? Poznaj możliwości systemu APS

Jak usprawnić audyt wewnętrzny? Poznaj możliwości systemu APS

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Druk przemysłowy na tworzywach i elementach urządzeń – na czym to polega?

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

W firmach, w których realizuje się działania w myśl filozofii Lean Management, wykonuje się także audyty. Audytorzy regularnie przemierzają więc hale produkcyjne, magazyny i biura, sprawdzając poprawność przestrzegania standardów i wymaganych procedur. Kompetentni pracownicy poświęcają swój cenny czas na manualne tworzenie analiz, a wyniki z audytów gotowe są kilka dni później. Teoretycznie efekty tych działań powinny być pozytywne. Jednak czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management? Działanie w zgodzie z tą koncepcją jest możliwe dzięki oprogramowaniu do automatyzacji procesu audytu.

Audyty wewnętrzne a Lean Management

Audyty wewnętrzne (m.in. audyt 5S, LPA, BHP czy TPM) to zestawy technik i metod, których głównym celem jest ustanowienie i utrzymanie bezpieczeństwa i wysokiej jakości pracy. Audyt wewnętrzny, połączony z weryfikacją zgodności ze stosowanymi standardami operacyjnymi, kompetencją operatorów i właściwym działaniem urządzeń, zapewnia optymalną organizację środowiska pracy, wpływa na doskonalenie kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Z kolei głównym celem Lean Management jest racjonalna, a jednocześnie prosta we wdrożeniu poprawa działania organizacji, oparta na wyszczuplaniu przepływu materiału i informacji. Jak się okazuje, tradycyjne podejście do przeprowadzania audytów nie do końca realizuje tę ideę. 

Oprogramowanie do automatyzacji procesu zamiast tradycyjnego audytu?

Tradycyjny audyt to proces, który wymaga sporo czasu – począwszy od samej inspekcji, po mozolne uzupełnianie ocen po audycie i przygotowywanie raportów oraz statystyk. Tymczasem niezmiernie cenną dla przedsiębiorstwa wartością jest dyspozycyjność i zasoby czasowe specjalistów. To sprawia, że ich koszty działań w obszarze funkcjonowania firmy związanej z audytowaniem, mogą okazać się nieuzasadnione. Jak temu zaradzić? Czas na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań zgodnych z ideą Lean Management. Realizowanie audytów i zarządzanie zgromadzonymi informacjami można wesprzeć nowymi technologiami. W jaki sposób? Wykorzystując dedykowane narzędzie, jakim jest System APS (Audit Process Support), oferowany przez firmę Etisoft. To narzędzie, które powstało właśnie po to, by usprawnić techniki i metody przeprowadzania audytów przy realizacji filozofii Lean Management.

Nie tylko Lean Management, czyli jakie korzyści daje wdrożenia APS-a?

Jakie są konkretne korzyści z wdrożenia systemu APS?  Oto kilka z nich. Po pierwsze jest nią możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników (wraz z kontrolą dostępów) oraz zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (Wydziały, Działy, Obszary). System APS pozwala zarówno na tworzenie prostych audytów w formie check-listy, jak i dużo bardziej złożonych, takich jak grupy pytań, elastyczne formy odpowiedzi, skala punktowa – przypisanie punktów (wag) do odpowiedzi. - Ponadto w narzędziu można skonfigurować różne typy audytów, takie jak: audyt 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management (Zarządzanie infrastrukturą), BHP czy audyty behawioralne – wylicza Mariusz Adamus, ekspert z Etisoft Smart Solutions. -Tym, co zasługuje na uwagę, jest także szybkie zgłoszenie przez system APS wszelkich niezgodności, m.in. sytuacji potencjalnie wypadkowych czy awarii. – dodaje.

Wdrożenie systemu APS oznacza automatyzację, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania. To także szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardów i procedur (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach czy wydziałach oraz obserwację trendów. Automatyzacja audytu przyczynia się do podniesienia efektywności utrzymywania standardów i procedur. Pozwala na stałe ulepszanie stanowisk pracy i upraszczanie działań, kontrolę poprawności procesów oraz utworzenie standardów i dziennych rutyn. Zaawansowany rejestr niezgodności z rozbudowanym action plan’em i zaawansowany moduł harmonogramowania, umożliwiają koordynowanie działań korygujących. System APS potrafi przeprowadzać analizę Pareto niezgodności oraz wyznaczać dysfunkcje krytyczne i akceptowalne, pozwalając na ciągłą edukacje audytorów. Stanowi przy tym motywację dla pracowników do przestrzegania standardów i procedur.

System APS – elastyczny i wielofunkcyjny

System APS to elastyczne narzędzie, które można skonfigurować tak, aby osadzić w nim strukturę organizacyjną wraz z poszczególnymi obszarami tej struktury. Każdy użytkownik otrzymuje dostęp pozwalający na działanie zgodne z zakresem swoich kompetencji. Przejrzysty i intuicyjny interfejs pozwala na swobodne poruszanie się po obszarach funkcjonalnych. Aplikację można uruchomić na wszystkich urządzeniach z dostępem do internetu i działających na systemach operacyjnych Windows, Android czy IOS. To jeszcze nie koniec jego możliwości. - System APS może funkcjonować jako element zintegrowanej platformy w połączeniu z tablicami synoptycznymi oraz aplikacjami zewnętrznymi. Wersjonowanie produktu pozwala na dopasowanie go do indywidualnych potrzeb w organizacji. – wylicza Mariusz Adamus z Etisoft Smart Solutions. 30-dniowa bezpłatna wersja testowa umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnością narzędzia oraz pozwala ocenić, czy rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania, a decyzja o rozpoczęciu wdrożenia jest uzasadniona biznesowo.

System APS jest  dostępny w dwóch modelach wdrożeniowych. Są one oparte o wersję licencyjną oraz chmurową usługę dostępu do aplikacji, z jednoczesnym zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. Lean Management wymaga poszukiwania coraz to lepszych rozwiązań. Warto więc korzystać z generujących oszczędności narzędzi wsparcia, dzięki którym audyty przynoszą szybkie i wymierne efekty.