CentrumPR.pl

Aż 58% badanych firm wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP, a 31% – mniej niż 40%. Mediana wykorzystania mieści się w przedziale 40–59%. Oznacza to, że znaczna część organizacji płaci za funkcjonalności, których nie wykorzystuje w pełni. Co dziesiąty respondent nie potrafi określić, jaka część modułów ERP jest faktycznie używana. Najbardziej widocznym objawem niedopasowania pozostaje Excel. 76% firm wykorzystuje arkusze do raportowania zarządczego, 72% do budżetowania i controllingu, a 52% do konsolidowania danych z innych systemów. Co więcej, 59% respondentów zgadza się ze stwierdzeniem, że bez Excela poza ERP nie byłoby w stanie domknąć najważniejszych procesów biznesowych.

Widoczne straty czasu i pieniędzy

Niedopasowanie systemu przekłada się bezpośrednio na czas i pieniądze. Ponad połowa firm deklaruje, że ręczne transfery danych odbywają się codziennie w wielu lub wybranych działach - 81% wykonuje je co najmniej kilka razy w tygodniu. Jeden dział traci na obejścia ERP medianę 11–20 godzin tygodniowo, a 37% badanych mówi o co najmniej 21 godzinach. Do tego dochodzi zaangażowanie IT. W 71% organizacji interwencje specjalistów z działu IT związane z ERP są potrzebne przynajmniej kilka razy w miesiącu. Mediana rocznego „ukrytego kosztu” obecnego ERP wynosi 251–500 tys. zł. Z badania wynika, że 43% firm szacuje go na ponad 500 tys. zł rocznie, a 18% – na ponad 1 mln zł.

— Jeżeli ERP wymaga stałego podpierania się Excelem, ręcznego przenoszenia danych i częstych interwencji IT, warto przestać patrzeć wyłącznie na koszt licencji. Trzeba policzyć również czas pracowników, dodatkowe integracje, ryzyko błędów i koszt ograniczeń systemu. Dopiero wtedy można uczciwie porównać utrzymanie obecnego rozwiązania z inwestycją w system lepiej dopasowany do procesów firmy - komentuje Agnieszka Małachowska, dyrektorka segmentu Infor w Axians.

Badanie pokazuje również, że temat modernizacji ERP dojrzewa. Okazuje się, że 40% firm ma już podjętą decyzję albo planuje wymianę lub poważną modernizację systemu w ciągu 24 miesięcy. Kolejne 28% rozważa taki krok bez konkretnego terminu, a 42% respondentów zgadza się ze stwierdzeniem, że wymiana ERP jest w ich organizacji kwestią „kiedy”, a nie „czy”. Mediana wieku głównego systemu ERP wynosi 6–10 lat, a niemal 30% badanych korzysta z rozwiązań mających ponad dekadę.

Decyzje trudne, ale potrzebne

Firmy nie podejmują jednak takich decyzji z łatwością. Najczęściej wskazywanymi barierami są wysoki koszt wdrożenia (39%), ryzyko przerwania ciągłości operacyjnej (29%) i brak zasobów ludzkich (25%). Przy wyborze nowego systemu najwyżej oceniane są dopasowanie do specyfiki branży i procesów oraz łączny koszt posiadania w perspektywie pięciu lat. Wbudowane funkcje AI są dziś znacznie niżej w hierarchii priorytetów. Ważniejsze jest, czy ERP odpowiada na potrzeby operacyjne, jest przewidywalny kosztowo i nie wymusza obejść.

— Obawy o koszt wdrożenia i ciągłość operacyjną są zrozumiałe, bo wiele firm pamięta projekty ERP sprzed dekady, kiedy system budowało się pod istniejące procesy, a każda nowa potrzeba oznaczała kolejną modyfikację. Dziś punkt wyjścia jest inny: nowoczesne platformy dostarczane są z gotowymi rozwiązaniami branżowymi i predefiniowanymi procesami, a zmianę można przeprowadzić etapami, zaczynając od obszarów, w których obejścia kosztują najwięcej. To skraca wdrożenie, ogranicza ryzyko projektowe i pozwala szybciej zobaczyć zwrot z inwestycji - mówi Grzegorz Kubera, analityk i założyciel ośrodka badawczego BGR Quantic.

Wnioski z badania pokazują, że warto regularnie oceniać, czy obecny system ERP nadal wspiera rozwój biznesu. Jeżeli ważne procesy są przenoszone do Excela, dane trzeba ręcznie przepisywać, zespoły tracą dziesiątki godzin na obejścia, a koszty utrzymania są trudne do policzenia, status quo może być droższe niż analiza alternatyw.  

W takim przypadku warto rozważyć zmianę na ERP lepiej dopasowany do procesów firmy, oferujący potrzebne funkcje, łatwiejszą integrację i mniejszą uciążliwość w codziennej pracy. Sama migracja wymaga ostrożności, ale pozostawanie przy niedopasowanym systemie również ma swoją cenę.

O badaniu

Badanie BGR Quantic zrealizowano w lipcu 2026 r. na próbie n=968 przedstawicieli firm zatrudniających w Polsce co najmniej 200 osób, z sektorów poza finansowym. Respondenci pełnili role związane z decyzjami dotyczącymi ERP lub z jego wdrożeniem, utrzymaniem i administracją.