CentrumPR.pl

Firma » Biznes

Zadbaj o detale konferencji

Zobacz więcej zdjęć »

Konferencje są istotnym elementem w biznesie - pozwalają na poznanie nowych zagadnień, firm, ich usług, a także osobistości. Czytając ten artykuł dowiesz się o co przede wszystkim należy zadbać będąc organizatorem tzw. "konfy".

Prowadząc biznes należy mieć na uwadze konieczność wejścia w relacje z konkurencją lub podmiotami gospodarczymi, które mogą stanowić dla nas atrakcyjnych partnerów, którzy mogą z nami współpracować. Dla przykładu firmy motoryzacyjne skupiające się na produkcji części samochodowych mogą być zainteresowane nawiązaniem współpracy z przedsiębiorstwem zajmującym się tuningiem bądź lakiernictwem, z kolei firmy zajmujące się produkcją obudowy na telefony mogą zainteresować się współpracą z przedsiębiorstwem produkującym substancje syntetyczne wzmacniające wytrzymałość danego przedmiotu.

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

Nawiązanie współpracy może wystąpić na kilku drogach, stosunkowo najprostszą z nich jest złapanie kontaktu podczas przybycia na konferencję tematyczną, na której spotykają się wyłącznie przedstawiciele firm zajmujących się działką, która może być powiązana z tym w czym specjalizuje się inny gość na konferencji. Od strony wizytujących wydarzenie gości, wzięcie udziału w konferencji wydaje się być względnie proste – wystarczy odpowiedzieć na otrzymane zaproszenie potwierdzając swoje przybycie. Trudniejszy orzech do zgryzienia mają organizatorzy eventu, których zadaniem jest zadbanie o każdy detal, a przede wszystkim o to, aby goście na konferencji mieli możliwość nawiązania kontaktu z potencjalnymi partnerami biznesowymi. Za sukces na tym polu odpowiada wiele zmiennych, organizatory konferencji, zwłaszcza dużej powinni być świadomi tego, że muszą zadbać o wszystkie szczegóły, bez których łatwo doprowadzić do katastrofalnej sytuacji czy niefortunnych omyłek. W przypadku konferencji tematycznej ze strony organizatorów należy zadbać przede wszystkim o:

Zaproszenie gości, którzy będą zainteresowani przedstawianą tematyką – przede wszystkim specjaliści w branży, dziennikarze, prelegenci. Ważnym wyróżnikiem dla zaproszonych jest zaproszenie od dużych firm, które samodzielnie organizują konferencję. Oznacza to, iż firma można czuć się tą, która rzeczywiście jest specjalistą na danym polu.

Zorganizowanie zaplecza tematycznego – należy przygotować prezentacje, zatrudnić hostessy, zadbać o materiały wizualne, scenografię, przygotowanie prelegentów, a także interesujący panel dyskusyjny, który nierzadko pozwala na zdobycie największej ilości informacji

Istotną sprawą jest również catering, bez którego nie może odbyć się żadna konferencja. Długie, wielogodzinne prezentacje oraz przemówienia następujące jedne po drugich powinny być podzielone na bloki tematyczne lub zagadnienia, między którymi – w przerwach goście mogą spożyć posiłki, napić się czy wymienić się wizytówkami oraz przedyskutować konkretne tematy między sobą.

Dobra organizacja konferencji to zadbanie również o zaplecze techniczne, mowa tutaj przede wszystkim o jakości dźwięku, odpowiednio otaczającym widzów, dobrych grafikach w wysokiej rozdzielczości, wygodne fotele i odpowiednią ich ilość – każdy gość musi mieć miejsce siedzące. Należy zadbać o światło, dostępność energii, klimatyzację oraz wszelkie inne ważne rzeczy, które ułatwiają przeprowadzenie prelekcji.

Pełnowartościowe konferencje powinny również zawierać w sobie dodatkowe elementy, podczas których goście mają szansę nawiązania ze sobą bezpośrednich relacji – najlepiej przygotować tzw. after party, które zorganizować można w tym samym miejscu lub w pobliżu. Niewskazane jest organizowanie imprezy dla gości z dala od sali konferencyjnej, w celu wyeliminowania ryzyka nietrafienia na miejsce przez przybyłych.