CentrumPR.pl

Technologie » Komputery

Obieg dokumentów – zapomnieć o papierze?

Zobacz więcej zdjęć »

Jesteśmy świadkami elektronicznej rewolucji. Internet, elektroniczna wymiana informacji otacza nas i zajmuje każdą możliwą przestrzeń.

Choć zwolennicy papieru przekonują nas, że ten nośnik wiedzy wciąż ma przyszłość, to twórcy elektronicznej formy wymiany informacji niepozostawianą nam złudzeń: Papier jest dobry, ale to informatyka tworzy przyszłość.

Prowadząc firmę, prędzej czy później spotykamy się z różnymi rozwiązaniami do zarządzania obiegiem dokumentów, oczywiście w ich elektronicznej formie. Choć rynek oprogramowania o takim przeznaczeniu jest bardzo bogaty, to wiele firm w dużej mierze bazuje na tradycyjnej formie przekazywania informacji: papierze. Nawet jeśli wiele procesów jest zinformatyzowanych - dziś już nikt nie wyobraża są księgowości opartej o papier, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna również bazuje na systemach IT - to są obszary, w których papier „trzyma się mocno”, choć jest to potencjalne źródło strat czy utraty korzyści. Dlaczego więc warto zwiększyć zainteresowanie elektronizacją obiegu dokumentów?

Obszary zastosowań systemów do zarządzania obiegiem dokumentów (ang. Document Management Systems – DMS):

Elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim system wymiany danych, pomiędzy różnymi komórkami danej organizacji oraz pomiędzy różnymi i niezależnymi względem siebie podmiotami. Rodzaj dokumentacji przetwarzanej z formy papierowej na elektroniczną i poddawanej wymianie może być bardzo szeroki i w praktyce obejmuje zwykle: dokumenty księgowe, umowy, dokumentację handlową i techniczną, dokumenty ISO i wiele innych. W organizacjach korzystających z systemów DMS, digitalizacji poddawana jest cała poczta wchodząca jak i wychodząca, a także wszelkiej maści dokumenty związane np. z obsługą posprzedażową: zgłoszenia reklamacyjne i serwisowe, itp.

Czytaj całość artykułu tutaj: https://www.erp-view.pl/ecm/obieg_dokumentow_zapomniec_o_papierze.html