CentrumPR.pl

Firma » Podatki

Reklamacje i zwroty w kasie fiskalnej

Zobacz więcej zdjęć »

Podatnicy VAT dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizyczny nieprowadzących działalności gospodarczej i rejestrujący tą sprzedaż w kasie fiskalnej, mają często wątpliwości w kwestii możliwości dokonania korekt wydrukowanych paragonów fiskalnych.

Korekta taka może być wywołana np. wydrukowaniem paragonu zawierającego błąd. Podobne wątpliwości mają podatnicy w przypadku dokonywania przez klientów zwrotów towarów lub ich reklamacji.

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Emisja funduszu Investor Gold FIZ
• Polacy nie gęsi i swój język… znają
• Niepoprawni optymiści
• Avant Art Festival "Szwajcaria" - największe święto sztuki awangardowej już we wrześniu!

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

W przypadku analogicznych sytuacji podatników, którzy nie rejestrują obrotu w kasie fiskalnej wystawiana jest faktura korygująca lub faktura zostaje anulowana. Takiej możliwości nie mają jednak podatnicy, którzy zarejestrowali obrót w kasie fiskalnej. Dane zostają bowiem zapisane w pamięci fiskalnej na stałe i nie ma fizycznej możliwości aby wprowadzić do niej jakiekolwiek zmiany. Podatnicy mają możliwość dokonania ewentualnej korekty tylko do momentu wydrukowaniu paragonu.

Powyższe nie oznacza jednak, że podatnicy nie mogą dokonać korekty obrotu. Co więcej, nie tylko mogą, ale nawet muszą. Przepisy ustawy o VAT stanowią bowiem wyraźnie, że obrót „zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o ocenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonania korekt faktur".

Obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących nie określają jednoznacznie sposobu dokonania korekty obrotu i kwot podatku należnego, które zostały zaewidencjonowane przy użyciu kasy. Urzędy skarbowe wskazują jednak w takich okolicznościach, że podatnik powinien wykazać, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Głównym dowodem jest tutaj ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących. Natomiast oryginał paragonu jest głównym dowodem na to, iż doszło rzeczywistej korekty sprzedaży. Problemów z dokonaniem korekty nie powinno więc być, jeżeli podatnik przez pomyłkę wydrukuje paragon zawierający błędy. Należy wówczas wydrukować dodatkowy paragon, bez błędów a paragon błędny zachować w celach dowodowych - na jego podstawie możliwa jest bowiem korekta obrotu, który został już zarejestrowany w pamięci fiskalnej kasy.

Korekta obrotu jest także konieczna nie tylko w przypadku błędów na paragonie, ale także w przypadku zwrotu towarów przez nabywców. W świetle powyższych uwag wątpliwości nie powinna budzić sytuacja, w której klient przedstawi oryginał paragonu fiskalnego. Często zdarza się jednak, że klient nie posiada takiego paragonu. Urzędy skarbowe uznają jednak, że oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Chodzi tutaj o to, aby sprzedawca był w stanie ustalić, że dany towar został faktycznie zakupiony u niego, co wydaje się logiczne, ponieważ sprzedawca nie przyjmie zwrotu i nie zwróci pieniędzy lub nie uzna reklamacji, jeżeli nie będzie miał pewności, że to właśnie on sprzedał dany towar.

Urząd Skarbowy w Jeleniej Górze (31 sierpnia 2005r., PP/443/1/134/05) uznał przykładowo, że korekta obrotu jest możliwa w sytuacji gdy klient dokonuje ponownej reklamacji, przedstawiając jednocześnie dokument naprawy tego towaru w ramach pierwszej reklamacji. W takich okolicznościach nie ma bowiem wątpliwości, że dany towar został faktycznie nabyty.

Pomorski Urząd Skarbowy (28 czerwca 2005r., PV/443-162/IV/2005/JD) uznał także, że dowodzenie faktu zakupu towarów możliwe jest także na podstawie innych dokumentów, np. karty gwarancyjnej, protokołu uznania reklamacji, wejścia towaru na stan magazynowy, dowodu zapłaty ze wskazaniem m. in. sprzedawcy, przy płatnościach kartą wydruk terminalu. Analogicznie w tej sprawie wypowiedział się także Urząd Skarbowy Wrocław-Stare Miasto (10 sierpnia 2004r., PP 443/1124/113i/04).

W sprawie jaką rozpatrywał Urząd Skarbowy w Łomży (14 marca 2006r., PP/443-101/06) na paragonie fiskalnym figurowało kilka pozycji a klient reklamował tylko jedną z nich. Urząd skarbowy zaakceptował w takich okolicznościach zrobienie korekty podatku VAT należnego na podstawie stworzonego przez podatnika dokumentu "Zwrot detaliczny", który zawiera:

1. dane ilościowe i wartościowe z paragonu przed korektą,
2. numer paragonu fiskalnego pobrany z danych w systemie komputerowym,
3. datę sprzedaży,
4. nazwę artykułu korygowanego,
5. ilość korygowana ( tylko pozycja reklamowana),
6. stawka podatku VAT,
7. wartość podatku VAT ( tylko pozycja reklamowana),
8. wartość sprzedaży brutto ( tylko pozycja reklamowana), bez konieczności dopinania do dokumentacji oryginału paragonu fiskalnego.

Z powyższych uwag jasno wynika, że podatnicy nie powinni mieć zasadniczo problemów z dokonaniem korekty obrotu zarejestrowanego w kasie fiskalnej. Korekta ta nie jest jednak w żaden sposób ewidencjonowana w kasie fiskalnej, dlatego też podatnicy mają wątpliwości, gdzie powinni ująć tą korektę, tj. jakie narzędzie ewidencyjne zastosować. Kwestii tej nie regulują żadne przepisy, dlatego też urzędy skarbowe dopuszczają w takich okolicznościach wszelką formę ewidencji, np. prowadzenie „zeszytów korekt". Ewidencja taka nie podlega zgłoszeniu w urzędzie skarbowym (Urząd Skarbowy w Elblągu, 31 stycznia 2006r., PP2/443-100-I/05).

Podobnie uznało także Ministra Finansów z dnia 10.01.1994 r. (pismo nr PP7-7253/010/94) zalecając prowadzenie ewidencji korekt, w której powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Z ewidencji korekt powinna dokładnie wynikać kwota zawyżonego podatku przypisana do konkretnego paragonu (Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, 12 grudnia 2005r., 1471/NUR2/443-486/1/05/JP). Wskazane jest w tym przypadku także sporządzenie protokołu na okoliczność zaistniałego błędu (Urząd Skarbowy w Sosnowcu 14 marca 2006r., PP IV/443-152/05). Podatnik powinien każdorazowo opisać zaistniałą sytuację, a opis dołączyć do prowadzonej ewidencji korekt (Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, 27 marca 2005r., 1435/PP1/443 ? 100/2/05/DG, Urząd Skarbowy w Śremie, 22 marca 2005r., PP/443-3/2005).

Najlepszym wyjściem jest zatem zwrot przez klienta paragonu fiskalnego w połączeniu z ewidencją korekt obrotu. Mając na uwadze, iż same kasy rejestrujące nie pozwalają na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej tj. po wydrukowaniu paragonu, korekta taka powinna być dokonywana przy wykorzystaniu innych urządzeń księgowych tj. w odrębnej ewidencji korekt. Ponadto fakt zwrotu towaru powinien zostać potwierdzony zwrotem przez klienta oryginału paragonu fiskalnego wydanego mu w momencie dokonania sprzedaży. Drukowanie dodatkowo paragonu niefiskalnego oraz dokumentu zwrotu paragonu w celu udokumentowania zwrotu gotówki klientowi, nie uchybia tym warunkom (Urząd Skarbowy w Brzegu, 22 czerwca 2007 r., nr PP/443/IN/15/EŚ/2007).

Gdy klient nie może zwrócić oryginału paragonu, obalenie danych wynikających z ewidencji prowadzonej przy użyciu kasy rejestrującej możliwe jest jedynie wówczas, gdy ich niezgodność z rzeczywistym stanem faktycznym nie tylko wynika z dowodów przeciwnych, przedstawionych przez podatnika, ale - obiektywnie rzecz biorąc - jest prawdopodobna w stopniu graniczącym z pewnością, a ciężar dowodu zawsze znajduje się po stronie podatnika (Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie, 30 stycznia 2007 r., nr D-6/443-40/06). 

Reasumując należy uznać, że podatnicy VAT rejestrujący sprzedaż przy zastosowaniu kas fiskalnych nie powinni mieć problemów z dokonaniem korekty obrotu w przypadku uznania zwrotu lub reklamacji klienta. W takich okolicznościach udowodnione jest bowiem, że dany towar był faktycznie nabyty u danego sprzedawcy. Żaden sprzedawca nie przyjmie bowiem zwrotu lub reklamacji, jeżeli nie będzie miał pewności, że towar nabyto właśnie u niego. W przypadku braku oryginału paragonu fiskalnego sprzedawca może posłużyć się dowolnym dokumentem, który to potwierdzi (nawet protokół sporządzony przez sprzedawcę) i będzie jednocześnie podstawą do dokonania korekty podatku VAT. Warto w takich okolicznościach sporządzić protokół reklamacji (zwrotu) podpisany przez obie strony, z podaniem danym adresowych nabywcy. Pozwoli to urzędowi skarbowemu sprawdzić fakt dokonania transakcji - należy jednak dążyć do udokumentowania zwrotu paragonem, bo urzędy bywają czasami mało elastyczne.

Warto na zakończenie podkreślić jednak, że pomimo iż nabywcy mają w określonych sytuacjach możność zgłoszenia roszczeń reklamacyjnych nawet bez okazania paragonu fiskalnego, to oryginał paragonu fiskanego powinien być każdorazowo wydany nabywcy. Z jednej strony ułatwia to dochodzenie roszczeń przez nabywcę, z drugiej strony utrudnia to sprzedawcom fałszowanie obrotu przez uwzględnianie fikcyjnych reklamacji. W szczególności nawet dokonując wysyłki towarów przy sprzedaży internetowej podatnik powinien każdorazowo wysłać do nabywcy paragon fiskalny (Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu, 27 września 2007 r., ZP/443-134/3/07).

Również pod rządami nowego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1138) podatnicy mają obowiązek dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Interpretacje VAT.pl obejmują tezy wybranych interpretacji urzędów, izb skarbowych, wyroków sądów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowią porady podatkowej czy prawnej i są wyłącznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeń. Pełna treść wybranych interpretacji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.