CentrumPR.pl

Firma » Biura

Wynajem sali konferencyjnej - na co zwrócic uwagę i ile kosztuje ?

Zobacz więcej zdjęć »

Organizując konferencję, nie zawsze rzeczywistość zbiega się z oczekiwaniami pomysłodawców i organizatorów. Najczęściej, sale konferencyjne - jak się okazuje - bardzo rzadko pokrywają się z marzeniami i nie spełniają trzech najważniejszych (a nawet czterech) aspektów

Po pierwsze - lokalizacja sali konferencyjnej

Organizując konferencję lub szkolenie, liczba uczestników jest uzależniona w głównej mierze od lokalizacji. Sale konferencyjne powinny być usytuowane przede wszystkim w dogodnym miejscu komunikacyjnym, tak aby zainteresowani mieli okazję dojechać bez większych problemów.

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

Dlaczego lokalizacja jest tak ważna? Otóż, wystarczy pomyśleć o miejscu, do którego nie dociera żaden autobus i kolej, a dotarcie samochodem wręcz graniczy z cudem (również posiadając nawigację GPS). Jeśli sala konferencyjna jest oddalona od najważniejszych obiektów komunikacyjnych czy też baz noclegowych - konferencja z całą pewnością nie odniesie sukcesu.

Po drugie - odpowiednia przestrzeń i układ sali

W zależności od przewidywanej ilości osób uczestniczących w organizowanej konferencji lub szkoleniu, sale konferencyjne powinny być przestrzenne oraz bez trudu zmieścić wszystkich zainteresowanych. Powinno się również pamiętać o dopuszczalnej, większej liczbie przybywających. Wynajęta sala zatem musi bez trudu - w razie potrzeby - pozwolić uczestniczyć w wydarzeniu wszystkim. 

Kolejnym aspektem, wartym uwagi, jest również układ sali. Niezależnie od miejsca siedzącego, uczestnicy powinni mieć swobodny dostęp widokowy między innymi na ekran oraz prowadzącego. Utrudnieniami mogą być na gęsto posadzone przykład filary.

Po trzecie - wyposażenie sal konferencyjnych

Przed wynajmem sali, należy określić własne potrzeby i przebieg samej konferencji lub szkolenia. Sale konferencyjne powinny posiadać niezbędne wyposażenie, jednak nie każda jest w stanie zapewnić pożądany sprzęt. Oprócz oczywiście stołów oraz krzeseł, sale konferencyjne muszą mieć w zanadrzu między innymi komputer, rzutnik multimedialny, a także właściwe nagłośnienie oraz mikrofony. Co więcej, zarówno ekran, jak i wspomniany już rzutnik najczęściej można przenieść w dogodne miejsce, tak aby była możliwość ustawienia ich w dowolnej lokalizacji. Jeśli jednak tematem przewodnim konferencji albo szkolenia będzie chociażby tłumaczenie symultaniczne, sale konferencyjne muszą posiadać pomieszczenia wyposażone na taką okazję, bądź posiadać miejsce do ich aranżacji.

Wynajmując zatem salę konferencyjną, należy wcześniej określić tematykę szkolenia lub konferencji. Jeśli będzie to wydarzenie typowo specjalistyczne, należy natychmiast - w trakcie dogadywania wynajmu - określić swoje potrzeby względem sprzętu, tak aby w późniejszym czasie nie wystąpiły jakiekolwiek problemy.

Po czwarte - catering

Ceniące się sale konferencyjne oferują możliwość zorganizowania poczęstunku dla gości - zarówno słodkiego, jak i zimnej płyty, a także ciepłych posiłków. W zależności od preferencji organizatorów, do cateringu można zaliczyć zaledwie suchy prowiant, a także lunch z kawą lub herbatą. Co więcej jednak, serwowane mogą być nieco bardziej wykwintne dania. Należy również mieć na uwadze, aby przerwa na posiłek odbyła się w komfortowych warunkach.

Po piąte - opinie poprzednich wynajmujących

Nie ma lepszej rekomendacji od ocen i opinii innych, poprzednich wynajmujących organizatorów w celach szkoleniowo-konferencyjnych. Recenzje od osób z większych doświadczeniem pozwalają lepiej spojrzeć na dany obiekt i podjąć ostateczną decyzją na temat jego wyboru. Bardzo ważną relacją w trakcie wynajmu, należy zwrócić uwagę między innymi na stosunek właściciela oraz jego relację. Co więcej, ważny jest również wygląd miejsca. Sale konferencyjne powinny prezentować poziom godny XXI wieku.

Po szóste - najważniejsze - koszty wynajmu sali konferencyjnej

Nie da się ukryć, że organizacja konferencji oraz szkolenia wiąże się z kosztami. Sale konferencyjne określają różny przedział cenowy. Należy więc przygotować się na wydatki. Na finalną cenę składa się wręcz wszystko - ilość uczestników, czas wynajmu, pojemność pomieszczenia, wynajem wyposażenia, zamówienie cateringu... To i wiele innych aspektów ma poważny wpływ na koszty wynajęcia sali. Przykładowo, sale konferencyjne warszawa (znajdujące się np. w trzygwiazdkowym hotelu w Warszawie, oddalonego o kilka kilometrów od lotniska Okęcie, mogące pomieścić około 90-100 osób (wraz ze sprzętem)) - to koszt około 1200 złotych. W województwie między innymi podkarpackim, w mniejszych miastach, wynajem sali w okolicach centrum miasta na 150 osób z płytą zimną i napojami na cztery godziny z użyciem sprzętu multimedialnego wynosi 800 złotych.

Należy pamiętać, że pomyślny przebieg szkolenia lub konferencji jest zależny również od wynajętej sali. Warto zatem odpowiednio przemyśleć wszystkie oferty i wybrać najbardziej odpowiednią, spełniającą wymagania organizatorów.