Firma » Biura

Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Jak przechowywać dokumenty w firmie?
Zobacz więcej zdjęć »
Przechowywanie dokumentów w każdej firmie nabrało nowego znaczenia. Wiele zasad i przyzwyczajeń zmieniło się, ponieważ w życie weszło nowe rozporządzenie unijne RODO - dokładnie zagościło w polskich przepisach 25 maja 2018 roku.

Nowe przepisy dotyczą ochrony danych osobowych. Wymogiem stanie się zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych, które zapewnią pełną ochronę przetwarzanych danych osobowych wobec istniejących zagrożeń oraz wobec kategorii danych, które podlegają ochronie - wskazuje art.36 ustawy o ochronie danych.

Wchodzące w życie nowe przepisy nie określają jednoznacznie typów mebli jakie mają być wykorzystywane do przechowywania dokumentacji, która zawiera dane osobowe. Rozporządzenie RODO wskazuje natomiast obowiązek wykorzystywania właściwych zabezpieczeń zastosowanych w korelacji do możliwości wystąpienia zagrożenia lub wobec wartości przechowywanych danych.

Szafy biurowe i szafki biurowe zamykane

Z uwagi na konkretne potrzeby firm oraz klientów producenci stworzyli ofertę szaf do przechowywania, które gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w ramach przepisów RODO. Szczególnie istotny jest wybór szaf do miejsc, w których istnieje podwyższone ryzyko pojawienia się zagrożenia - rekomenduje się zastosowanie tam szaf o podwyższonej odporności ogniowej tzw. szafy ognioodporne. Jest to produkt idealny do przechowywania dokumentów, w sposób całkowicie zgodny z wymogami rozporządzenia RODO 2018. Odporność ogniowa zapewniona jest poprzez zastosowanie podwójnych ścianek rozdzielonych płytami izolacyjnymi z wełny mineralnej o grubości 25 mm. Szafa taka spełnia także wymogi odporności ogniowej w klasie A1 według DIN 4102. Szafa do przechowywania wyposażona jest także w solidny korpus z blachy stalowej o grubości 1 mm, drzwi posiadające ryglowanie pięciopunktowe oraz zamek z dwoma kluczami w drzwiach.

Oczywiście producenci przygotowali również inne rodzaje szaf i szafek na dokumenty, skierowane na zapewnienie pełnej ochrony danych, wedle rozporządzenia RODO, ponieważ nie w każdej firmie istnieje potrzeba zamykania ważnych dokumentów w szafie ognioodpornej. W wielu przypadkach wystarczą szafy lub szafki zamykane na zamek.
Pracownicy obecnie maja obowiązek schować ważne dokumenty czy akta z danymi osobowymi, gdy opuszczają stanowisko pracy lub kończą pracę. Więc muszą mieć pod ręką szafę na dokumenty, która może być wspólna dla kilku osób w jednym pokoju lub niewielką szafkę stojącą koło biurka, do której schowają dokumentację.

Szafy medyczne i szafki lekarskie zamykane na klucz

Przepisy RODO zostały zaimplementowane również do placówek medycznych. Nowe zasady obowiązują wszystkie placówki - bez znaczenia na wielkość. Rozporządzanie unijne RODO - dokładnie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych - wytyczy zakres warunków niezbędnych do spełnienia w celu zabezpieczenia danych wszystkich pacjentów. Przepisy określają także sposoby właściwego przetwarzania tychże danych. W przypadku placówek medycznych, brak przestrzegania nowych przepisów RODO skutkuje karami - ich wysokość może sięgać nawet 20 milionów Euro. Placówki medyczne otrzymały również obowiązek informowania Urzędu Ochrony Danych Osobowych o stwierdzonych przypadkach naruszania zasad ochrony danych osobowych. Placówki medyczne takie jak: szpitale, przychodnie, laboratoria analityczne oraz gabinety lekarskie mają również nakaz analizowania ryzyka przechowywania danych w wersji papierowej w celu przystosowania środków technicznych i środków organizacyjnych do wskazanego ryzyka.

Metalowe szafy i szafki do przechowywania są idealne do placówek medycznych i nadają się na trzymanie wszelkiej dokumentacji medycznej między innymi: historia choroby, wyniki badań lekarskich czy rejestry czynności medycznych, itp. Wspomniane szafy i szafki muszą być zamykane w taki sposób, aby osoby niepowołane nie mogły dostać się do dokumentów. Jednym słowem, instytucje medyczne powinny przejrzeć swoje procedury oraz postępowanie personelu medycznego z dokumentami, aby je poprawić pod kątem rozporządzenia oraz wyposażyć w odpowiednie meble medyczne w celu zapewnienia całkowitej ochrony ważnych danych.

Czytaj więcej na vimet.pl



Redakcja CentrumPR informuje, że artykuły, fotografie i komentarze publikowane są przez użytkowników "Serwisów skupionych w Grupie Kafito". Publikowane materiały i wypowiedzi są ich własnością i ich prywatnymi opiniami. Redakcja CentrumPR nie ponosi odpowiedzialności za ich treść.

Nadesłał:

Tomek Grzegorczyk

Komentarze (0)


Twój podpis:
System komentarzy dostarcza serwis eGadki.pl
Opublikuj własny artykuł
Zamów opracowanie informacji prasowej


Kalendarium

Dziś:
Marcin Meller w Empik Echo Kielce, 25.06.19, g.18:00
dodaj wydarzenie »

Ostatnio dodane artykuły

dodaj artykuł »