CentrumPR.pl

Rozrywka » Uroczystości

Jak zorganizować imprezę okolicznościową w hotelu?

Jak zorganizować imprezę okolicznościową w hotelu?

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

By impreza zakończyła się pełnym sukcesem, trzeba starannie wybrać lokal i organizatora zabawy. Jak się do tego zabrać? Przeczytaj porady przygotowane przez Hotel Polonez z Krakowa.

Dojazd i noclegi dla gości

Impreza okolicznościowa w hotelu często poprzedzana jest uroczystością kościelną, a oba te miejsca są oczywiście od siebie oddalone. Jeśli odległość nie jest duża, można ją pokonać pieszo, ale trzeba się upewnić, że wśród gości nie ma osób starszych i schorowanych, dla których nawet przejście kilkudziesięciu metrów może być wyzwaniem. Przy większych dystansach organizujemy transport dla wszystkich zaproszonych osób – taksówki albo wygodne busiki. Transport zapewniamy także na drogę powrotną, ustalając wcześniej z gośćmi, czy chcą zostać w hotelu na noc, czy wrócić od razu do domu.

Skoro hotel, to z noclegiem teoretycznie nie powinno być problemu, ale zawsze lepiej sprawdzić, czy wystarczy pokoi dla wszystkich uczestników zabawy i czy będą one wolne w dniu imprezy. Za noclegi płaci zapraszający.

Jak ma wyglądać sala?

Na duże przyjęcia wynajmujemy duże sale, przy mniejszej liczbie gości wystarczy kameralna sala bankietowa – wielkie pomieszczenie przy 15 osobach wyda się dziwnie puste i mało przytulne. Następnie ustalamy sposób rozstawienia stołów oraz rozmieszczamy gości – dzięki karteczkom z nazwiskiem przy nakryciu unika się zbędnego zamieszania. Bez względu na porę roku, wybierajmy sale klimatyzowane, zwłaszcza gdy w planach imprezy są tańce.

Kolejna rzecz to przystrojenie sali. Samodzielne przygotowanie dekoracji to jeden wydatek mniej, ale i tak trzeba zapłacić za ozdoby, a do tego musimy tuż przed imprezą poświęcić kilka godzin na montaż stroików i rozstawienie kwiatów, więc pozostawienie tego obsłudze hotelowej jest korzystniejszym rozwiązaniem, wystarczy tylko uzgodnić kolorystykę i styl dekoracji.

Idealne menu

Hotele zapewniają pełne wyżywienie, napoje i alkohole, trzeba jedynie ustalić dobór potraw i trunków, jakie chcemy mieć na swoim przyjęciu. Jeśli impreza ma trwać wiele godzin, warto zorganizować przynajmniej dwa ciepłe posiłki, natomiast na przyjęciu, które zakończy się około godziny 20-tej, wystarczy jeden gorący obiad. Hotelowe restauracje są zwykle w stanie przygotować każdą zaproponowaną potrawę, często też oferują specjalne dania tematyczne, np. kuchni japońskiej. Wybierając menu koniecznie uwzględniamy preferencje kulinarne gości – nie wszyscy lubią wymyślne dania.

Nie każdy hotel godzi się na to, by klient miał własne ciasta czy napoje, dlatego należy to ustalić przed podpisaniem umowy. W przypadku alkoholu dostarczonego przez gościa, hotel ma prawo naliczyć dodatkową opłatę za obsługę (roznoszenie butelek, chłodzenie, szykowanie kieliszków i ich mycie, etc.)

Usługi dodatkowe

Dobry hotel będzie w stanie zaproponować gościom dodatkowe atrakcje, jakich nie mieliby oni na przyjęciu w domu. Może to być na przykład pokaz fajerwerków, występ grupy artystycznej, przygotowanie fontanny z czekolady, zimowy kulig. Warto też wybierać takie hotele, które organizują opiekę nad dziećmi na czas zabawy rodziców.