CentrumPR.pl

Firma » Biznes

Jak zorganizować konferencję?

Zobacz więcej zdjęć »

Konferencja – to słowo kojarzy nam się ze spotkaniem prasowym lub biznesowym czy naukowym. Organizacja konferencji prasowej nie wymaga jakiegoś większego zachodu – po prostu na określoną godzinę w określone miejsce zaprasza się dziennikarzy.

Natomiast konferencja o charakterze biznesowym lub naukowym to prawdziwe przedsięwzięcie logistyczne, a przygotowania do niego mogą zająć nawet kilkanaście miesięcy!

Zamów artykuły sponsorowane na serwisie CentrumPR.pl w kilka minut, poprzez platformę Link Buildingu np.:

Przeczytaj również

• Jak wybrać lampę do jadalni?
• Jak tanio wypożyczyć samochód?
• Profesjonalna organizacja imprez
• Nowoczesne pokrycia dachowe

• Podstawowe informacje o CentrumPR.pl

Sukces konferencji zależy od wielu czynników i trudno wskazać decydujący, ponieważ różni uczestnicy zwracają uwagę na różne kwestie. Oczywiście można przyjąć, że najważniejsza jest kwestia merytoryczna, ale takie aspekty jak zakwaterowanie czy propozycje na wieczór też są istotne.

Organizując konferencję najlepiej opracować sobie harmonogram zadań, dzięki czemu poszczególne etapy będą jasno określone i wystarczy tylko przestrzegać postępowania według kolejnych kroków.

Przygotowanie konferencji krok po kroku:

1. Określenie koncepcji i tematu przewodniego - to początek wszystkiego; trzeba wiedzieć po co konferencja jest organizowana, jaki jest jej cel i charakter, a także jaka będzie tematyka (powinna być jasno zdefiniowana i atrakcyjna dla uczestników.
2. Ustalenie profilu uczestników i oszacowanie ich liczby - ma to istotny wpływ na charakter wydarzenia.
3. Wytypowanie i zaproszenie prelegentów - warto zadbać o jak najlepszych mówców
4. Ustalenie czasu i miejsca - termin powinien odpowiadać większości, jeśli nie wszystkim, odpadają więc okresy okołoświąteczne czy wakacje, ale też terminy, kiedy organizowane jest podobne do naszego spotkanie. Miejsce powinno być jak najbardziej atrakcyjne, czyli z dobrym dojazdem, możliwościami zorganizowania atrakcji dodatkowych, opcjonalnie ładnie położone, ale też wygodne - z odpowiednim zapleczem, odpowiednio dużą salą itd. Jednocześnie trzeba zadbać o zakwaterowanie dla gości.
5. Opracowanie scenariusza i harmonogramu.
6. Ustalenie budżetu - określenie kosztów stałych i zmiennych, terminów i formy płatności i nadwyżki na nieprzewidziane wydatki.
7. Wybór podwykonawców - wbrew pozorom może być ich całkiem sporo... Na liście powinna znaleźć się firma cateringowa, wypożyczalnia gastronomiczna, agencja hostess, drukarnia opracowująca materiały graficzne (foldery, programy, identyfikatory itp.), firma produkująca gadżety z logiem (długopisy, kubki itp.), kwiaciarnia, biuro tłumaczeń, firma projektująca aplikacje mobilne...
8. Zaproszenie uczestników.