Firma » Finanse

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów
Zobacz więcej zdjęć »
Niemal na każdym kroku podkreśla się, że dzisiaj powinniśmy stawiać na innowacyjność w każdym aspekcie prowadzenia działalności gospodarczej. Rzadko kiedy zdajemy sobie sprawę z tego, że na jakość usług i czas oczekiwania wpływają nie tylko firmowe procedury odnoszące się do kontaktów z klientami i

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem dla każdej firmy? Czy tego typu obieg dokumentów może polepszyć działanie naszej firmy i co powinniśmy o nim wiedzieć?

Rozwiązanie problemów?

Już na samym początku konieczne jest wyraźne zaznaczenie, że elektroniczny obieg dokumentów nie jest rozwiązaniem wszystkich problemów. Dobrze jednak wdrożony może przyśpieszyć i ułatwić obieg dokumentów w firmie, a tym samym sprawić, że pracownicy będą mieli więcej czasu na merytoryczne zadania, a nie kompletowanie dokumentacji czy też poszukiwanie korespondencji. 

Procedury ułatwiają pracę!

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że elektroniczny obieg dokumentów ma rację bytu jedynie w przypadku dużych firm. Nic bardziej mylnego! Nawet w przypadku kilkuosobowych przedsiębiorstw obieg dokumentów oraz korespondencji jest niezwykle istotny. Im bardziej będzie on zautomatyzowany i zestandaryzowany, tym zapoznawanie się z dokumentami przez pracowników będzie rzeczą bardziej naturalną – nie będzie wtedy sytuacji zagubienia pisma wśród nadmiaru korespondencji czy też po prostu pominięcia konkretnych dokumentów.

Warto mieć na względzie, że wraz z rozwojem firmy coraz ciężej będzie wdrożyć obieg dokumentów w wersji elektronicznej oraz zmienić przyzwyczajenia pracowników – im wcześniej pomyślimy o odpowiednim systemie, tym większe korzyści może mieć to dla nas na przyszłość. 

Odpowiedni system?

Na polskim rynku znajdziemy przynajmniej kilkanaście różnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Decydując się na konkretne rozwiązanie warto jednak dokładnie sprawdzić jego funkcjonalność – nie ma sensu dopłacać za funkcje, z których nasza firma w żaden sposób nie będzie korzystała. Jednocześnie dane oprogramowanie powinno być w pełni intuicyjne i zintegrowane z aplikacjami, z których nasi pracownicy korzystają na co dzień – między innymi z aplikacją odpowiadającą za obsługę poczty e-mail.

System modułowy?

Decydując się na wdrożenie we własnej firmie systemu odpowiadającego na elektroniczny obieg dokumentów warto postawić na rozwiązania modułowe, które dają nam możliwość dokupienia dodatkowych modułów zwiększających funkcjonalność systemu lub po prostu wybrania wyłącznie tych funkcjonalności, które rzeczywiście są dla naszej firmy niezbędne. W ten sposób możemy myśleć przyszłościowo i w razie rozszerzenia zakresu działalności firmy w kilku prostych krokach przystosować jej infrastrukturę do stosowanych standardów prowadzenia dokumentacji.

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów jest coraz częściej stosowany również w stosunkowo niewielkich przedsiębiorstwach, w których ceni się przede wszystkim wydajność pracowników i ich wygodę. Wbrew pozorom elektroniczny obieg wszystkich dokumentów w firmie i zebranie ich w ramach jednego, spójnego systemu, znacznie przyśpiesza pracę!



Redakcja CentrumPR informuje, że artykuły, fotografie i komentarze publikowane są przez użytkowników "Serwisów skupionych w Grupie Kafito". Publikowane materiały i wypowiedzi są ich własnością i ich prywatnymi opiniami. Redakcja CentrumPR nie ponosi odpowiedzialności za ich treść.

Nadesłał:

henryk.frolena

Komentarze (0)


Twój podpis:
System komentarzy dostarcza serwis eGadki.pl
Opublikuj własny artykuł
Opublikuj artykuł z linkami


Kalendarium

Przejdź do kalendarium »

dodaj wydarzenie »

Ostatnio dodane artykuły

dodaj artykuł »