CentrumPR.pl

Firma » Praca

Pierwszy pracownik w firmie – kompleksowy poradnik o obowiązkach, kosztach i formalnościach.

Zobacz więcej zdjęć »

Moment zatrudnienia pierwszego pracownika to kamień milowy w rozwoju każdego przedsiębiorstwa. Świadczy o tym, że firma rośnie, zdobywa rynek i potrzebuje dodatkowych rąk do pracy, aby sprostać nowym wyzwaniom. Jest to krok ekscytujący, ale jednocześnie obarczony ogromną odpowiedzialnością.

Przejście z roli jednoosobowego przedsiębiorcy do bycia pracodawcą oznacza wejście w zupełnie nowy świat obowiązków prawnych, administracyjnych i finansowych. To już nie tylko kwestia wypłaty wynagrodzenia, ale cały system formalności, których niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami, włączając w to kary finansowe ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wielu początkujących pracodawców czuje się przytłoczonych ilością przepisów i terminów, których trzeba dopilnować. Prawidłowe przygotowanie się do tego procesu jest kluczowe dla zbudowania zdrowych i legalnych relacji z pracownikiem oraz dla zapewnienia spokoju i bezpieczeństwa prawnego samej firmie. Ten poradnik przeprowadzi Cię krok po kroku przez najważniejsze etapy i obowiązki związane z zatrudnieniem pierwszej osoby w Twoim zespole.

Przed podpisaniem umowy – co musisz przygotować?

Proces zatrudnienia pracownika rozpoczyna się na długo przed złożeniem przez niego podpisu na umowie o pracę. Pierwszym i bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie kandydata na wstępne badania lekarskie. Celem tych badań jest uzyskanie orzeczenia od lekarza medycyny pracy, które stwierdzi brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Co istotne, koszt tych badań w całości pokrywa przyszły pracodawca, a bez ważnego orzeczenia lekarskiego nie można legalnie dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków. Równie ważnym krokiem jest zapewnienie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Każdy nowy pracownik, przed przystąpieniem do pracy, musi odbyć szkolenie wstępne, które składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego. Instruktaż ogólny zapoznaje z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w Kodeksie pracy, natomiast stanowiskowy – z ryzykiem zawodowym występującym na konkretnym stanowisku i sposobami ochrony przed zagrożeniami. Pracodawca musi zadbać o prawidłowe udokumentowanie takiego szkolenia w karcie szkolenia wstępnego. Równolegle należy zebrać od przyszłego pracownika niezbędne dane osobowe oraz dokumenty, takie jak kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje. Pamiętaj, że jako pracodawca stajesz się administratorem danych osobowych i musisz przetwarzać je zgodnie z przepisami RODO, informując pracownika o celu i zakresie ich przetwarzania.

Formalności po zatrudnieniu – kluczowe terminy i dokumenty

Podpisanie umowy o pracę uruchamia lawinę kolejnych, ściśle określonych terminami obowiązków. Najważniejszym z nich jest zgłoszenie nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Pracodawca ma na to zaledwie 7 dni od daty nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA. Przekroczenie tego terminu może skutkować nie tylko konsekwencjami finansowymi, ale również problemami dla pracownika, np. z dostępem do publicznej opieki zdrowotnej. Kolejnym fundamentalnym obowiązkiem jest założenie i rzetelne prowadzenie akt osobowych pracownika. Zgodnie z przepisami, akta muszą być podzielone na pięć części (A, B, C, D, E), w których gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem, ustaniem zatrudnienia oraz dokumentację związaną z kontrolą trzeźwości. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest fundamentem legalnego zatrudnienia, a z uwagi na jej złożoność i częste zmiany w przepisach, wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing, powierzając specjalistom zadania takie jak profesjonalna obsługa kadrowa. Oprócz tego, pracodawca musi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy poinformować pracownika na piśmie o jego warunkach zatrudnienia (tzw. informacja dodatkowa), a także zająć się kwestiami związanymi z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK), jeśli firma jest objęta tym obowiązkiem.

Koszty zatrudnienia – co składa się na pełny koszt pracodawcy?

Dla wielu początkujących przedsiębiorców zaskoczeniem jest fakt, że kwota wynagrodzenia brutto widniejąca na umowie to nie jest całkowity koszt, jaki ponoszą w związku z zatrudnieniem pracownika. Rzeczywisty koszt jest znacznie wyższy, ponieważ pracodawca jest zobowiązany do opłacenia dodatkowych składek na ubezpieczenia społeczne, finansowanych z własnych środków. Są to tak zwane narzuty na wynagrodzenie. W skład tych składek wchodzą: składka emerytalna (9,76% podstawy wymiaru), składka rentowa (6,5%), składka wypadkowa (jej wysokość jest zróżnicowana, dla małych firm wynosi standardowo 1,67%), a także składki na Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). Łącznie daje to dodatkowe obciążenie w wysokości ponad 20% wynagrodzenia brutto pracownika. Przykładowo, jeśli pracownik zarabia 5000 zł brutto, całkowity koszt dla pracodawcy wynosi ponad 6000 zł. Do tego należy doliczyć inne koszty, takie jak wspomniane wcześniej wydatki na badania lekarskie i szkolenia BHP, koszt wyposażenia stanowiska pracy, ewentualne wydatki na odzież roboczą, a także koszty benefitów pozapłacowych, jeśli firma je oferuje. Zarządzanie tymi wszystkimi aspektami wymaga wiedzy i czasu, którego rozwijającej się firmie często brakuje. Dlatego wsparcie, jakie oferuje doświadczona księgowa Wrocław, to nie tylko gwarancja poprawności rozliczeń, ale również strategiczne partnerstwo, pozwalające przedsiębiorcy skupić się na rozwoju biznesu, a nie na walce z biurokracją.